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部署、役職・権限について

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「どの上長が、誰の勤怠を閲覧することができるか」、「どの上長が、誰の申請を承認することができるか」など、ラクローではこれらを「部署」と「役職・権限」を用いて設定をします。

 

目次

 

■部署とは

管理画面 > 左メニュー「部署」から部署の作成や編集を行うことができます。

部署には 上位 / 下位 の考え方があり、階層を作ることが可能です。

 

例）下記例では営業部が上位部署、第1営業チームと第2営業チームが下位部署となります。

  • 営業部
  • 営業部 / 第1営業チーム
  • 営業部 / 第2営業チーム

 

■役職・権限とは

管理画面 > 左メニュー「役職・権限」から役職・権限の作成や編集を行うことができます。

デフォルトで、「マネージャー」という役職が作成されています（下図参照）。

役職によって、どの申請を承認できるか / できないかの権限を決めることもできます。「マネージャーは月末締めの勤怠を承認できるが、リーダーは承認できない」など、役職によって承認できる申請を分けたい場合は、複数の役職を作成してください。

ラクローでは役職が設定されている従業員のことを「承認者」と呼びます。

 

■従業員の所属設定

従業員の所属設定は、画面上から個別に行う方法と、CSVで一括登録する方法の2つがあります。

 

A）従業員を指定し、所属情報を登録する

  1. 管理画面 > 左メニュー「ユーザー」をクリックします
  2. 対象従業員の行をクリックします
  3. 「所属部署・権限の設定」ブロックの「追加」をクリックします
  4. 部署、承認権限（任意）、開始日、終了日（任意）を入力し「登録する」をクリックします

B）所属CSVインポート機能を使って、所属情報を一括登録する

CSV一括登録方法は「所属データをCSVファイルで一括登録・更新する」をご確認ください。

 

■所属設定の例

承認者は、自身を含む自部署及び下位部署のメンバーの勤怠を閲覧・承認することができます。

ラクローの管理者権限を持つユーザーは、「部署」「役職・権限」の設定に関わらず、全従業員の勤怠を閲覧・承認することができます。

 

<ケース１> 基本

マネージャーであるAさんは、Bさんの勤怠の閲覧・承認を行うことができます。
Bさんは役職・権限を有していないため、自身の勤怠以外を閲覧することはできません。

  部署 役職・権限 誰の勤怠を閲覧・承認できるか？
Aさん 第1営業チーム マネージャー Aさん、Bさん
Bさん 第1営業チーム - -

※ 承認者は自身の勤怠申請を承認することも可能です。

 

<ケース２> 他部署がある場合

Aさんはあくまでも第1営業チームのマネージャーであるため、第2営業チームのメンバーの勤怠は閲覧・承認することはできません。

  部署 役職・権限 誰の勤怠を閲覧・承認できるか？
Aさん 第1営業チーム マネージャー Aさん、Bさん
Bさん 第1営業チーム - -
Cさん 第2営業チーム マネージャー Cさん、Dさん
Dさん 第2営業チーム - -

※ 承認者は自身の勤怠申請を承認することも可能です。

 

<ケース３> 上位部署がある場合

Eさんは、上位部署である営業部のマネージャーとなっているため、営業部、第1営業チーム、第2営業チームすべてのメンバーの勤怠の閲覧・承認をすることができます。

また、ラクローでは多段階の承認フローを組むことができません。そのため、Bさんが申請をあげた場合、AさんまたはEさんがその申請を承認することができますが、どちらかが承認した時点でその申請は承認完了となります（Bさんが申請 → Aさんが承認 → Eさんが承認 → 完了 といったフローを組むことはできません）。

  部署 役職・権限 誰の勤怠を閲覧・承認できるか？
Aさん 第1営業チーム マネージャー Aさん、Bさん
Bさん 第1営業チーム - -
Cさん 第2営業チーム マネージャー Cさん、Dさん
Dさん 第2営業チーム - -
Eさん 営業部 マネージャー Aさん、Bさん、Cさん、Dさん、Eさん、Fさん
Fさん 営業部 - -

※ 上位部署の承認者は、自身を含む自部署及び下位部署のメンバーの勤怠を閲覧・承認することができます。

 

<ケース４> 同一部署に複数の承認者がいる場合

マネージャーであるAさんは、Bさんだけでなく、Cさんの勤怠の閲覧・承認を行うこともできます。

Bさんが申請をあげた場合、AさんまたはCさんが承認をした時点で承認完了となります。

  部署 役職・権限 誰の勤怠を閲覧・承認できるか？
Aさん 第1営業チーム マネージャー Aさん、Bさん、Cさん
Bさん 第1営業チーム - -
Cさん 第1営業チーム マネージャー Aさん、Bさん、Cさん

 

<ケース５> 下位部署の承認者の申請は、上位部署の承認者に承認させたい場合

Aさん（マネージャー）、Cさん（マネージャー）の申請を、上位部署のEさん（マネージャー）に承認させたいというケースを例に説明します。

  1. 上図のように、Aさん、Cさんを上位部署である営業部に役職・権限を持たせない形で兼務させます
  2. 兼務することで、そのユーザーは、申請時に「部署」を選択できるようになります
  3. Aさん、Cさんが申請や勤怠確定を行う際、部署「営業部」を選択します（下図参照）
  4. Aさん、Cさんは自身が役職を持たない部署である営業部として申請をするため、この場合においては自身で承認することができなくなります
  5. Eさんが管理画面から営業部のメンバーの申請を承認します

 

■組織変更時の所属の 開始日 / 終了日 の考え方

下表の通り、「月次締め勤怠」と「勤怠・休暇申請」で違いがあります。

月次締め勤怠 申請者 確定する月において、月末時点に所属している部署として申請される
承認者 承認対象月の月末時点で、対象部署の月次締めの承認権限を持ってる者が承認できる
勤怠・休暇申請 申請者 申請の対象日に所属している部署として申請される
承認者 申請の対象日に、対象部署の承認権限を持っている者が承認できる

 

<ケース６> 組織変更に伴う所属の設定は事前に行って問題ないか？

以下の組織変更が発生する前提とします。

  • 企画部のマネージャーであったAさんは、2024/1/1から人事部のマネージャーになる
  • 新たに入社したCさんが2024/1/1から企画部のマネージャーになる
  • Bさんは変更なし

  組織変更前 組織変更後
部署 役職・権限 開始日 終了日 部署 役職・権限 開始日 終了日
Aさん 企画部 マネージャー 2023/4/1 - 企画部 マネージャー 2023/4/1 2023/12/31
- - - - 人事部 マネージャー 2024/1/1 -
Bさん 企画部 - 2023/4/1 - 企画部 - 2023/4/1 -
Cさん - - - - 企画部 マネージャー 2024/1/1 -

 

月次締め勤怠については、対象月の月末時点の所属をもとに申請・承認ができるようになっているため、事前・事後のどちらで所属変更をしても違いが生じることはありません。

そのため、いつのタイミングで上表「組織変更後」の所属の変更を行ったとしても、Aさんは2024/1/1に入ってからも、Bさんの12月の月次締め勤怠を承認することができます。

 

一方、勤怠・休暇申請については、申請の対象日をもとに申請・承認ができるようになっているため、下記例のように、いつ所属変更を行い、いつ勤怠・休暇申請が為されるかによって、承認者が変わることがあります。

  • 2023/12/20に上表「組織変更後」の所属の変更を行い、Bさんが2023/12/21に1月の休暇を申請した場合
    • すでに1月の企画部のマネージャーはCさんとなっているため、Cさんが承認者となる

  • 上表「組織変更前」の所属の状態で、Bさんが2023/12/21に1月の休暇を申請した場合
    • まだ1月の企画部のマネージャーはAさんのままのため、Aさんが承認者となる
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