ラクロー導入時の過去の年次有給休暇の登録方法

ラクロー導入時の過去の年次有給休暇を登録する方法を説明します。

例：2018年4月1日に入社した従業員の年次有給休暇を、現在日（2022/05/01）に登録する場合

前提）以下のスケジュールで年休の付与・取得が行われたとします。

	付与日数	付与日	失効日	取得日数	次年度への 繰越日数	現在残数
1年目	10	2018/10/01	2020/09/30	8日 （2018/10/01 - 2019/09/30）	2日	ー
2年目	11	2019/10/01	2021/09/30	9日 （2019/10/01 - 2020/09/30）	4日	ー
3年目	12	2020/10/01	2022/09/30	10日 （2020/10/01 - 2021/09/30）	6日	ー
4年目	14	2021/10/01	2023/09/30	4日 （2021/10/01 - 2022/04/30）	未定	16日

過去データをどこまで正確にラクローに登録したいかによって、登録方法が変わってきます。

CSVファイルでの登録方法（休暇の付与取得履歴をCSVファイルで一括登録する）に沿って、3つのパターンをご紹介します。

A）取得種別「調整」を用いた簡易的な方法

入社日以降の付与・取得データを全て登録します。
取得データについては取得種別「調整」を利用することで、取得日を1件ずつ指定することなく取得日数を調整することができます。
「調整」のデータの実施日は、わかりやすく「付与」データの実施日にあわせていただくことをおすすめします。

※ 「調整」のデータは、あくまでも数合わせのデータとなるため、従業員画面側には表示されません。

<CSVファイル作成イメージ>

B）取得日を1件ずつ指定する方法

入社日以降の付与・取得データを全て登録します。
取得データについては、取得種別「本人請求代理」を利用し、取得日を1件ずつ指定します。
過去の取得日を明確にラクローに記録しておきたい場合は、こちらの方法をおすすめします。

<CSVファイル作成イメージ>

C）今年度分から正しく管理できれば問題ないという場合

上記A, Bの方法は、入社日以降の全データを登録する例でしたが、今年度分から正しく管理できれば問題ない（直近のデータだけ登録したい）という場合は、こちらの方法で登録してください。

下記の3つのデータを登録します。

・前年度付与のうち、今年度へ繰越した日数
・今年度の付与
・今年度の取得

具体的に、今回の例では前年度の2020/10/01に12日付与しており、前々年度から4日繰越されています。前年度中に10日取得していることから12 + 4 - 10 = 6となり、今年度への繰越分は6日となります。これをもとに、以下のようにCSVファイルを作成し、登録します。

・2020/10/01の付与を繰越分6日（この繰越分は自動で2022/09/30失効となります）
・2021/10/01の付与を14日（この付与分は自動で2023/09/30失効となります）
・2021/10/01に取得種別「調整」で取得を4日（2021/10/01 - 2022/04/30までの取得分）
　※ 取得データは、Bの方法のように1件ずつ取得日を指定しても問題ありません。

<CSVファイル作成イメージ>

次に、年休管理簿の期間を正しく表示するために、基準日の設定を行います。
ラクローでは、登録した年休の付与データに基づいて、以下のように基準日が自動で定まります。

・基準日１：入社後、年次有給休暇の付与日数が10日に達した日（CSV取込で変更可能）
・基準日２：基準日１以降、年次有給休暇の付与日数が11日以上付与された日

上記A, Bの方法のように、入社以降の全ての付与・取得データを登録した場合は、基準日も自動で正しく定まりますが、直近のデータだけを登録した場合は、基準日が正しく定まらないケースがあります。

Cの方法の今回の例では、入社後に年休の付与日数が10日に達したのは2021/10/01となりますが、本来は2018/10/01に10日付与されているため、基準日１は2018/10/01が正しい日付となります。

そのため、年休取得一覧の1年目の基準日をCSVファイルで一括登録するから、正しい基準日１を設定してください。

「付与日数が11日に達するまでに、1年目の基準日から1年以上経過しています」などのアラートが表示された場合は、年次有給休暇管理簿のアラートについてをご確認ください。

 

CSVファイル登録に関する補足

• CSVファイル内の行の順番は、必ずしも時系列順になっている必要はありません。
• 複数名のデータをCSVファイルに入力し、一度にアップロードすることが可能です。
• CSVで一括登録したデータは、一括で削除することはできません。そのため、1~2名分のCSVファイルを作成→登録し、意図した形で登録されているか確認した後に、残りの従業員のデータを登録することをおすすめします。