他社勤怠管理ツールを導入済で、打刻時刻とPCログの乖離チェックのみ行いたい場合の運用例をご紹介します。
運用ルールのポイント
乖離チェックを始めるにあたり、下記のようなルールを決めます。
実際にPCログを取得し、実態（打刻時間とPCログの乖離がどのくらいあるか）を把握してからの方がルールを決めやすい場合もあります。可能であれば、まずはじめにできるだけ大人数のログを取得することをオススメします。
・乖離チェックの頻度や対象範囲
・従業員へのヒアリングを行う乖離時間数の基準
・従業員へのヒアリング方法
・乖離をもとに申告漏れの残業を確認した場合の対応方法
運用例
ここではA〜Cの3パターンの運用例をご紹介します。
いずれもラクローに他社勤怠管理ツールの打刻データを取り込む方法となっており、「①事前準備」、「②打刻データの取り込み」の方法は共通の流れとなっています。
①事前準備
１）【ラクロー】管理者は、従業員のラクローアカウントを作成します
２）【ラクロー】各従業員はラクローにログインし、ラクローアプリのインストールを行います
これで、PCログがラクローに自動で記録されるようになります。
３）【他社ツール】各従業員は、今まで通りに他社勤怠ツールで日々打刻を行います
②打刻データの取り込み
１）【他社ツール】管理者は、従業員の日次の打刻データを出力します
２）【ラクロー】管理者は、打刻データ、自己申告データのCSV取込を参考に、１）で出力した打刻データをラクローテンプレートに加工し、ラクローに取込をします
テンプレート内のK列「備考」の列を削除すると、従業員画面の「修正理由」欄が上書きされることはありません。
取込が完了すると、ラクロー内の自己申告の時刻が、他社勤怠管理ツールの打刻時間に上書きされます。
③乖離確認
A）各従業員がラクローにログインして乖離チェックを行う
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Aパターンのポイント ・予め定めた運用ルールに則って、従業員が自ら修正理由を入力するため、管理側のヒアリングの工数がかからない ・新しいツールを使い始めることになるため、最初にツールの利用方法等の説明が必要になる |
各従業員がラクローにログインし、下図赤枠の「差分を表示する」にチェックを入れると、日毎の乖離時間数が表示されます。
「◯分以上差がある場合に修正理由を入力する」というルールを定めている場合、そのルールに従い、従業員は乖離時間数を確認して理由を入力していきます。
全従業員の入力が完了した後は、管理画面＞データ出力＞勤怠状況（日単位） からファイルを出力することで全従業員のデータを確認することができます。
＜補足＞
- 客観的記録と自己申告に差が生じた場合、その時間数にかかわらず赤の「！」マークが表示されます。修正理由を入力すると、赤の「！」マークは消えます。
- 必ずしも赤の「！」マークを消す必要はありませんが、勤怠の確定を行う場合は、赤の「！」マークを全て消す必要があります。
- 後から入力内容を編集できないようにしておきたい場合は、勤怠の確定〜承認まで行なっていただくことをオススメします。
B）管理者が日単位CSVを確認し、各従業員へヒアリングを行う
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Bパターンのポイント ・従業員は、最初にラクローアプリをインストールするだけなので、運用スタートしやすい ・乖離が多く発生した場合に、管理者が個別に従業員へヒアリングする必要があるため、管理者の工数がかかる場合がある |
日単位の勤怠データをCSV出力するの手順で対象月のデータを出力します。
下記項目に客観的記録と自己申告（他社勤怠ツールの打刻時間）の乖離時間が表示されるので、フィルタなどで乖離時間の大きい日を優先的に確認するなどして、従業員へ個別にヒアリングします。
・【乖離時間】始業（分）
・【乖離時間】終業（分）
・【乖離時間】労働時間（分）
C）各従業員がエクセルファイルをダウンロードし、編集したファイルを提出する
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Cパターンのポイント ・従業員は、定期的に指定URLからファイルをダウンロードして内容を確認/編集して管理者に提出するだけ ・エクセルファイルの編集、取りまとめに工数がかかる場合がある |
[管理者]
- 管理画面の左メニュー「企業」をクリックします
- 「勤怠情報ダウンロードページ」の説明文を編集し、「更新する」をクリックします
- 従業員への乖離チェック依頼をする際に、下記のダウンロードページURLを送ります
https://www.raku-ro.com/employees/monthly_report_stats_exports
[従業員]
- ダウンロードページURLを開くと、下記ページが表示されます
※ページ上部に、管理画面で編集した説明文が表示されます
※ダウンロードページを開くには、ラクローにログインしている必要があります
- 対象の月のファイルをダウンロードすると、自身の「客観的記録」「自己申告」「乖離時間」を確認することができます。
- 乖離時間数を確認し、必要に応じて理由入力等を行った後に、指定の方法でエクセルファイルを提出します。